Mind like a water – besonders wichtig vor dem Urlaub

David Allen mit seinem GTD-Konzept hat den Begriff von „mind like a water“ geprägt. Damit ist gemeint, dass man dank guter Planung verhindert, dass das eigene Gehirn als Speicher für Erinnerungen und To-Dos missbraucht wird.

Nie ist das wichtiger als vor dem wohlverdienten Sommerurlaub.

Unsere heurige Destination - Die Ostsee

Vergangene Woche war es wieder soweit und ich freute mich mächtig auf meinen Sommerurlaub. Da das Geschäftsleben natürlich auch in meiner Abwesenheit weiterläuft, gilt es hier sich ein System zurecht zulegen, damit Kunden auch in meiner Abwesenheit betreut und Projekte weiter verfolgt werden. Hierzu habe ich mir mit den Jahren eine Checkliste zurechtgelegt für die Woche vor dem Urlaub. 

Ähnlich einem Pilot vor dem Start gehe ich eine Woche vor meinem Urlaubsbeginn diese Checkliste Schritt für Schritt durch.

1.    Lose Fäden finden und übergeben

Am Montag vor Urlaubsbeginn ist es für mich wichtig alle offenen Projekte und Leads zusammen zu schreiben. Was man schreibt das bleibt und hilft wie immer den Kopf frei zubekommen. Für jeden Punkt auf der Liste entscheide ich wer in meiner Abwesenheit dieses Punkt betreuen soll. Jede diese Person erhält von mir eine ausführliche Mail mit allen wichtigen Punkten und genauen Anweisungen wo eventuelle Unterlagen zu finden sind.

2.    Wichtige Kontaktpersonen (Kunden, Mitarbeiter Partner) informieren

Am Mittwoch ist dann der Tag an dem ich alle für mich wichtigen Kontaktpersonen vorab davon informiere, dass ich in den nächsten Wochen im Urlaub sein werde. Sollten für jene Personen noch wichtige und dringende Dinge offen sein, die sie nur mit mir klären können, haben diese Personen die nächsten 2 Tage Zeit mich zu kontaktieren und eventuelle Themen noch vor meiner Abreise mit mir zu klären.

3.    Wo sich Unterlagen finden

Um eine ordentliche Urlaubsvertretung gewährleisten zu können muss die jeweilige Person natürlich auch Zugang zu meinen Unterlagen haben. In elektronischer Form ist dies auf dem Firmenserver gespeichert. Alle Unterlagen in Papierform werden mittels Mappei-System verwaltet und ist daher klar strukturiert und auch für eine Urlaubsvertretung gut auffindbar. 

4.    Alle Mail-Accounts deaktivieren und private Mailadresse für Notfälle

Während meines Urlaubs werden alle Firmen-Accounts auf meinen zur Zeit 3 Devices (Blackberry, Ipad und Macbook) komplett deaktiviert, sodass ich durch meine Neugier gar nicht erst in Versuchung geführt werden kann mich mit beruflichen Mails zu beschäftigen. Meine Assistentin hat im Büro vollen Zugriff auf meinen beruflichen Mail-Account und entscheidet eigenhändig nach dem Eisenhower-Prinzip (DO, DELEGATE, DEFERE, DELETE) was mit den eingehenden Mails passieren soll.

Sollte eine Mail wirklich wichtig und dringend sein und es in der Firma niemanden außer mir gibt, der eine Entscheidung dazu treffen kann, wird diese Mail an eine private Mailadresse weitergeleitet, was jedoch maximal 2-3 Mal während meines Urlaubs notwendig ist. Dieser Account wird von mir 1x täglich überprüft und das reicht vollkommen. 

5.    Abwesenheits-Assistent aktivieren

Der Abwesenheitsassistent wird aktiviert und im automatischen Antworttext wird höflich darauf hingewiesen, dass in meiner Abwesenheit meine Mails nicht bearbeitet werden.

Never. 

Jeder der mir in meiner Abwesenheit eine Mail schickt wird aufgefordert meine Mitarbeiter zu kontaktieren und mit ihnen einen Lösung zu finden. Und da ich sehr gute Mitarbeiter habe funktioniert das zu 99%

Für Einzelkämpfer ohne Mitarbeiter ist die Geschichte von der Abwesenheitsnachricht von Ivan Blatter eine Möglichkeit. Klingt für mich etwas riskant, denn viele Leute fühlen sich furchtbar wichtig ...

6.    Handy auf lautlos

Während meines Urlaubs wird mein Handy nicht abgeschaltet sondern auf lautlos gestellt. Dadurch sehe ich mich abends wer mich untertags kontaktiert hat. Dadurch bin ich zum einen privat erreichbar. Zum anderen kann ich meinem Büro kurz Bescheid geben, dass man einen Rückruf organisiert.

Rückrufe wegen schlechtem Gewissen so wie frühere mache ich heute kaum noch. Warum auch – es sind ja alle wichtigen Personen vorab informiert worden, dass ich in meinem wohlverdienten Urlaub bin.

Noch vor Jahren war es absolut normal, dass ich mehrmals während meines Urlaubs mit meinem Büro oder auch mit Kunden telefonierte. Dank meiner Checkliste gehört, das Gott sei Dank seit einigen Jahren der Vergangenheit an. 

Seit dem bedeutet Urlaub für mich Entspannen, Abschalten und Akku wieder voll aufladen.

Mit welchen Tricks schafft ihr es euren Urlaub wirklich zu genießen?

Freue mich auf eure Kommentare.